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Autorisations ? Sécurité ? Mon événement pro à toutes épreuves!

Deux précautions valent mieux qu’une… surtout en matière de sécurité!

Bismillah y rahman y rahim.

Après avoir étudié les contours et les détails pour q’une organisation de communication soit réussie, il est intéressant de se pencher sur une question essentielle, à savoir celle des autorisations et autres règles de sécurité à respecter pour ne pas se retrouver démunis face à un problème le jour J.

démarches et autorisations en vue d’un événement

L’organisation d’un événement grand public nécessite une grande rigueur et un sens aiguë du détail puisqu’il faut envisager l’ensemble des éléments qui contribueront à sa réussite.

Les points que nous allons aborder dans ce billet Inchallah toucheront principalement  à l’aspect “pratique” de la mise en place de votre rencontre. Ainsi, nous verrons les différents acteurs à contacter pour valider la mise en place de votre événement mais également les règles de sécurité à respecter pour le mener à bien.

LE B.A.BA en matière d’autorisations

Quand on parle de rencontre grand public-qui plus est si celle-ci doit se tenir dans un lieux public- on ne peut omettre la question des autorisations à demander pour que celle ci soit possible. En effet, il est important d’identifier les informations qui pourraient compromettre la tenue de votre événement si elles ne sont pas fournies. Voici un petit aperçu des différents interlocuteurs vers qui vous devrez vous diriger et les différents documents administratifs qui vous seront demander.

Qui sont mes interlocuteurs administratifs?

Pour la tenue d’un événement dans un lieu public, vous serez amenés à contacter trois principaux organismes: la Mairie, la Préfecture et le Commissariat de police/gendarmerie.

  1. La Mairie est la plus part du temps contactée pour cinq motifs:
  •  L’organisation d’un événementiel
  • L’organisation de manifestations dans les rues de la commune
  • Pour disposer d’un lieu si celui-ci n’a pas pour but principal l’accueil de spectacles, exemple: gymnases, stades,chapiteaux, etc…
  • L’implantation de banderoles ou de panneaux sur la voie publique
  • La sonorisation de la voie publique par le biais de haut parleurs ou d’un voiture sono (circulaire n°244 du 23 mai 1960, n°308 du 22 mai 1965 et n°9748 du 15 octobre 1975)
  1. La Préfecture doit être informée par une déclaration de l’événement en mentionnant:
  • Si l’on disposera d’une billeterie et si l’événement donnera lieu à de la publicité
  • Si la personne organisatrice ne dispose pas d’une licence d’entrepreneur de spectacles.
  1. La gendarmerie ou la police municipale/commissariat doit également être au fait de la tenue de votre manifestation par le biais d’une déclaration. Ils sont chargés d’assurer la sécurité des participants .Dans le même esprit, il faudra se rapprocher des secouristes- la Croix Rouge/Croissant Rouge ou les Pompiers- si vous vous être sur que rien ne sera négliger en matière de sécurité et de risques humains.

Il est important de se concerter lors de la préparation de votre événement  pour cerner au mieux les différents risques qui pourraient survenir le jour J. 

Comment rédiger ma déclaration? Quels sont les délais?

Il n’existe pas de formulaire type pour déclarer un événement, il convient simplement de mentionner sur papier libre certaines informations importantes, à savoir:

  • Le noms, prénoms et domiciles des personnes organisatrices
  • La signature de celle-ci  par au moins trois d’entre elles qui ont élu domicile dans le département visé
  • Le but de le manifestation , le(s) lieu(x) , date(s) et heure(s) mais également le nombres de participants ( y compris, bien évidemment, le public attendu)
  • Si l’événement est susceptible de se « déplacer » , indiquer l’itinéraire voulu.

A la suite de l’envoi de votre déclaration aux différentes institutions citées précédemment, vous recevrez un récépissé.En matière de délais, il faudra compter en général une durée de un à deux mois avant la date de l’événement pour faire cette déclaration.

Et la sécurité dans tout ça?

Et oui, cette question est quand même primordiale! Vous allez être amenés à accueillir un nombre important de personnes, il est donc fondamental de bien cerner les problématiques qui y sont liés et notamment en matière d’assurance.

Rappelons que la sécurité du public relève simultanément du maire, du chargé de la police municipale, du propriétaire du lieu de l’événement et enfin de vous, organisateur de l’événement.

La question du lieu renvoie également à celle du registre de sécurité qui est un document retraçant tous les rapports techniques et de vérifications des installations, la nature des travaux effectués et par qui, les certificats de réactions des matériaux au feu, etc…

En matière d’assurance et de sécurité des personnes , on s’interrogera de savoir si le lieu répond aux critères de l’ERP ( Etablissement Recevant du Public), à savoir un lieu public ou privé accueillant des client ou des utilisateurs autre que des employés. On peut citer par exemple:

  • les structures fixes ou provisoires du type chapiteau ou structures gonflables
  • Les salles de conférence, de spectacles,cinémas, théâtres, écoles, hôtels, etc…

Les ERP sont classées selon une typologie précise qui se réfère au type d’activité et qui est classifiée dans l’article GN1 du règlement de sécurité incendie. De votre côté, et même si la Commission de sécurité est passée pour émettre un avis favorable concernant le lieu de l’événement, vous devrez assurer certaines vérifications, comme par exemple l’accès des personnes à mobilité réduite. Il sera également judicieux de signaler clairement les issues de secours et en faciliter l’accès.

Plus globalement, il faudra vous tenir au courant des détails du règlement intérieur et respecter scrupuleusement les consignes de sécurité, et si toute fois certaines choses ne vous sembleraient pas à votre porter , songez à faire appel à un agent d’une équipe de sécurité incendie.

Les types d’assurance

En matière d’assurance, on en énumère trois principales:

  • La Responsabilité civile organisateur (RCO): souscrite par l’organisateur (vous en l’occurrence!), elle couvre les dommages corporels , matériels, immatériels causés aux tiers s’il en est responsable.
  • L’ assurance Tous risques matériels (TRM): il permet d’être rembourser de tous dommages constatés sans engagement de la responsabilité de l’organisateur.
  • L’assurance Annulation: elle permet à l’organisateur d’être couvert sur l’ensemble des conséquences financières liées à l’annulation , l’abandon, l’interruption ou le report de la manifestation.

Encore une fois, il faut s’y prendre très en amont pour bien définir les risques et ainsi s’interroger sur la nécessité de souscrire à telle ou telle assurance.

Mais pourquoi tant de précautions me direz vous? N’est -il pas un devoir pour tout musulman de s’assurer de la sécurité de son prochain?

Le Messager d’Allah 500px-mohamed_peace_be_upon_him-svg dit: « L’un de vous n’est véritablement croyant que s’il aime pour son frère ce qu’il aime pour lui-même » [rapporté par Al-Bukhârî]

Comme le dit le hadith précédemment cité, il est important pour tout croyant de se poser la question de l’adéquation de ses propres besoins avec ceux de son prochain. N’est il pas essentiel de se poser la question de notre propre sécurité? Que dire alors de celle de son prochain? D’autant plus que celui ci devient un hôte important lors de la mise en place d’un événement! Dans notre religion, nous accordons une grande place à « l’invité »ou « hôte », nous nous devons de le servir personnellement, avec égard et une grande hospitalité.

Le Messager d’Allah 500px-mohamed_peace_be_upon_him-svg dit: : « Que celui qui croit en Dieu et au Jour Dernier traite son hôte avec considération. Que celui qui croit en Dieu et au Jour Dernier se comporte convenablement avec ses parents. Que celui qui croit en Dieu et au Jour Dernier ne dise que du bien ou qu’il se taise. » [rapporté par Al-Bukhârî]

Un bon organisateur devient alors le garant de la sécurité de ses hôtes et du bon déroulement de sa manifestation. Il doit faire en sorte que ceux ci ne soient l’aisés d’aucune sorte et que leur personne soit le moins possible mis en danger par une quelconque négligence.

Et vous, que pensez vous de ces considérations? Donnons nous assez d’importance à la sécurité lors d’événement public?

 

3 Responses to Autorisations ? Sécurité ? Mon événement pro à toutes épreuves!

  1. Salamou’alaykoum,

    Merci pour cet article intéressant, je souhaiterais savoir à partir de quel moment doit-on considérer que l’évènement que l’on organise nécessite toutes ses précautions ? A partir de quel moment notamment, doit-on faire une déclaration auprès de la mairie et souscrire à une assurance spécifique ? Est-ce lié au nombre de participants attendus, au lieu, ou autre ?
    Pour exemple, un évènement d’une trentaine de personne dans un restaurant nécessite-t-il ces précautions ?
    Merci d’avance , fraternellement,
    Manon.

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