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Mompreneur : les outils d’organisation #partie 3

Mes outils d’organisation : classer, archiver et résoudre mes problèmes

Avez-vous pris de bonnes résolutions ? s’organiser en est une parmi tant d’autres, mais si l’on s’y tient, votre vie d’entrepreneuse à domicile deviendra un rêve éveillé ! Alors autant s’y mettre maintenant ! c’est parti pour des astuces sur le classement et l’archivage et petite cerise sur le gâteau, je vous propose aussi un outil de résolution de problème avec la méthode Ishikawa.

Rangement bureau Marie Claire

Rangement bureau Marie Claire

Les méthodes de classement de d’archivage

On le néglige trop souvent, pensant que c’est secondaire, mais bien organiser son classement et ses archives dès le départ est important pour la bonne continuation de votre activité. Imaginez-vous recevoir un contrôle urssaf, si vous perdez votre temps à rechercher vos documents éparpillés ici et là, ne sachant plus à quoi correspond certains papiers, pour quelle entrepreneuse allez-vous passer ? de même que les obligations légales annuelles auxquelles vous allez devoir faire face, certains documents sont très importants pour vos bilans et autres paperasseries administratives, vos factures, vos devis, vos déclarations trimestrielles, vos impôts, … bref il faut organiser votre classement et cela ne s’improvise pas !

Harmonisez votre classement

« Chaque papier classé devra l’être également sous format informatisé » faites que cette phrase devienne votre adage pour l’organisation de votre classement.
Afin de démarrer sur de bonnes bases, 5 étapes doivent être respectées, les voici :

  • Étape 1: commencer par faire un tri en forme « d’entonnoir » (l’année dans un premier temps, puis par type : fournisseurs, clients, ect …)
  • Étape 2: le plan de classement doit comporter un « tri » par grande catégorie (de même famille)
  • Étape 3 : le + récent toujours au dessus
  • Étape 4 : indiquer directement sur le document si la demande (facture, obligation légale, …) a été traité (encodage ou indexation)
  • Étape 5 : archivage informatique : utilisation du disque dur externe et enregistrement des fichiers en PDF puis en ZIP (sélectionner tous les fichiers, puis clic droit « ajouter à l’archive) : les fichiers s’enregistrent en .rar ; archivage papier : boite à archives + indexation

Les différents types de classement

Il existe 3 principaux types de classement : le classement alphabétique, le numérique, et le chronologique.

  • Le classement alphabétique : En principe, le classement alphabétique convient parfaitement pour tout ce qui va concerner vos clients, fournisseurs et salariés. En règle générale, il faudra déterminer le mot directeur, c’est à dire, celui sur quoi porte l’importance dans la recherche logique ; il peut aussi être un nom propre (ville, pays, département) ou encore une marque. Si l’indexation comporte le mot « entreprise » ou « société », le classement s’organisera autour du nom commun désignant la structure. Exemple : « Entreprise Départementale d’Expertise Automobile » ; Mot directeur : Expertise ; Indexage : « Expertise Automobile (Entreprise Départementale) »
  • Le classement numérique : Il apporte une totale discrétion sur le rangement des documents ; en effet, un répertoire codé est nécessaire pour pouvoir s’y retrouver dans le classement établi. Le classement numérique permet une extensibilité quasi infinie. Voici la procédure pour établir un classement numérique :
    Création d’un répertoire alphabétique
    Attribution d’un numéro à chacun des éléments à classer
    Rangement dans l’ordre des numéros
    Exemple : référentiels EP1 (grande famille), EP1-1 (sous-famille 1), EP1-2 (sous-famille 2); EP2, EP2-1, EP2-2, …
  • Le classement chronologique : Il permet de classer les documents d’après la date et dans l’ordre croissant. Mais ce type de classement ne convient pas si vous avez beaucoup de choses à classer. En effet, il impose une certaine lenteur dans la recherche de document.

Le diagramme Ishikawa ou méthode des 7M

Votre classement et archivage fait, je vous propose maintenant de découvrir un nouvel outil de résolution de problème : le diagramme Ishikawa ou plus communément nommé la méthode « en arêtes de poisson ».
Cette méthode est assez simple, pour faire court, vous rencontrez un problème qui semble insoluble, vous ne savez pas identifier sa provenance, vous ne savez donc pas comment le traiter et le résoudre. Pour vous sortir de ce mauvais pas, réalisez le schéma suivant en respectant la règle des 7M (chaque « arête » du poisson doit correspondre à 1M parmi les suivants : Moyens financiers, Méthodes, Milieu, Management, Mains d’œuvre, Matériel, Matière) :

diagramme_ishikawa

Source : ouvrage « Travailler chez soi : conseils, méthodes et outils d’organisation » aux Editions du Puits Fleuri

Le diagramme Ishikawa est un « arbre des causes« , vous devez donc réfléchir à chaque cause, aussi minime soit-elle, pouvant être responsable de votre problématique principale et la classer dans un des M du diagramme Ishikawa. Une fois terminé, vous aurez un outil de résolution de problème visuel, et vous pourrez alors traiter chaque cause ressortie de votre analyse (n’oubliez pas d’indiquer la problématique rencontrée, cette problématique est en fait la conséquence de toutes les causes relevées dans chaque catégorie, chaque « M » de votre diagramme Ishikawa).

Chères soeurs, profitez donc du démarrage plutôt doux de cette année pour vous poser et revoir votre système de classement et d’archivage de vos documents, cela fait partie des piliers de votre entreprise. Un bon classement garantie une facilité et une rapidité dans la recherche de l’information, de plus vous gagnerez en sérénité de savoir que toute la vie de votre petite entreprise est bien rangée et ordonnée.

D’autre part, Ishikawa vous aidera à mieux comprendre les failles actuelles de votre société et de réajuster celles-ci afin de commencer l’année sur de bonnes bases.

Stéphanie Benlemselmi
Entrepreneure, Professeur, Auteure

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Stéphanie Benlemselmi

Stéphanie Benlemselmi

Créatrice et dirigeante d'ARH Conseil et d'ARH Communication
Professeur et formatrice en Communication
Auteure d'ouvrages pratiques "Mompreneur", "Travailler chez soi" et "Enseigner son métier" (éditions du Puits Fleuri)
Rédactrice web pour Akhawate Business depuis 2013
Chargée du Pôle Création chez Akhawate Business depuis 2014
Stéphanie Benlemselmi

5 Responses to Mompreneur : les outils d’organisation #partie 3

  1. Salam aleikoum,

    Barak ALlah oufik Stéphanie pour cet article très instructif, on y apprend beaucoup de choses à mettre en pratique mashaAllah 🙂

  2. Toujours de bons conseils mashaalah, merci et bravo pour ces apports très pros !

  3. Stéphanie says:

    Merci à vous Meryem et Manon, c’est toujours un plaisir que de savoir que nos conseils servent à d’autres 🙂

  4. Oum Asmaa says:

    Assalam aleykoum,

    Article très intéressant, baarak Allahou fik en revanche j’ai mal saisi le fonctionnement du diagramme ishikawa. Un exemple type serait top !

    Encore merci pour les conseils.

    • Alaykoum salam Oum Asmaa,

      Merci pour votre commentaire et votre remarque. Je vais essayé d’être le plus claire possible pour vous aider à comprendre le fonctionnement d’Ishikawa. Je vais prendre pour cela, l’exemple dont je me sers avec mes classes de BTS.
      Imaginons que vous vous trouviez dans une entreprise et que vous rencontriez un problème d’hygiène des locaux. Cette problématique est vaste, vous en convenez. Il faut maintenant que nous décortiquions cette vaste problématique afin de faire ressortir les points qui engendrent ce problème voyez-vous. Donc, nous pourrions mettre dans l’arête « Matériel » : pas assez de poubelles pour jeter papiers et autres déchets. Dans l’arête « Main d’oeuvre », on entend par là, les Hommes, les salariés, donc il est possible qu’ils puissent ne pas être vigilants et jeter leurs gobelets et leurs papiers à côté des poubelles, ce qui engendre des saletés, des odeurs et des tâches (cafés sur moquette par exemple). On poursuit la réflexion de cette manière pour chaque arête du diagramme Ishikawa, vous remplissez votre arbre des causes; une fois Ishikawa complet (attention, il se peut que certaines arêtes ne soient pas remplies car il n’y a rien à mettre dedans), vous pouvez procéder à la résolution de votre problématique par ETAPE, chaque étape étant représentée par ce qui se trouve dans vos arêtes du diagramme.
      J’espère que ce court exemple vous éclaire un peu plus, si ce n’était pas le cas, n’hésitez pas à nous contacter en MP, nous vous expliquerons par téléphone ou par un exercice complet !

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